Liderando reuniones laborales eficientes

Todo curso necesita su base teórica. En esta sección vamos a conocer los distintos tipos de reuniones que podemos tener en el trabajo.

Particularmente vamos a desarrollar luego las reuniones: informativas, de negociación, creativas y para provocar acción. Nos enfocaremos en esta selección ya que son las más comunes en el ámbito laboral. De todos modos, en esta clase introductoria veremos más alternativas y opciones.

Seguramente ya hayas participado de reuniones de negociación y sepas que estas son... un tanto especiales. No es lo mismo participar de una reunión de forma pasiva y escuchar lo que tienen para decirnos, que ir a negociar.

Se requiere otra preparación y facilitación para llevar a cabo este tipo de encuentros. Veremos más detalles en esta clase.

Todo equipo de trabajo definitivamente necesita facilitar reuniones creativas. Si pudiera elegir, te diría que como mínimo una vez al mes.

Las reuniones creativas pueden transformar la forma en la que hacen negocios, en la que trabajan. Nutrirse de la visión de los demás, escuchar opciones y nuevas alternativas es un lujo que todos nos deberíamos dar. Especialmente si sos un líder abierto, colaborativo que le gusta co-crear, prestale especial atención a esta clase donde vas a obtener un nuevo recurso para desarrollar a tu equipo.

En esta clase descubriremos cómo optimizar las reuniones informativas, que son esenciales en el ámbito laboral. Exploraremos su naturaleza unidireccional y cómo mantener la atención de los asistentes mediante soportes visuales y materiales audiovisuales. Aprenderemos a mantener el foco en los puntos clave y resaltar la información valiosa para tus colegas.

Aprovecha este contenido para mejorar tus habilidades de presentación y maximizar el impacto de tus reuniones informativas.

Si en todas las reuniones debemos cumplir un objetivo, en todas las reuniones debemos provocar a la acción, ¿no?

Sin embargo, hay casos puntuales en los que debemos trabajar particularmente sobre la "motivación". En esta clase veremos cómo hacerlo de una forma práctica.

Si más de la mitad de las personas en el mundo cree que perdemos en el tiempo en las reuniones laborales, ¿por qué nos seguimos reuniendo?

Las reuniones laborales forman parte de nuestro trabajo y lo van a seguir haciendo. Ya sea con tu equipo, con otros equipos, con el cliente, con la organización... siempre vas a necesitar interactuar con otras personas.

Aprender a gestionar las reuniones no sólo va a optimizar el uso de tu tiempo y aumentar la productividad, sino que va a fortalecer tus relaciones y mejorar los negocios. En esta clase veremos entonces, ¿por qué nos reunimos?

El 2020 fue un año muy difícil para el mundo entero. Un año que cambió la forma en la que trabajamos. Solo las empresas que ya eran 100% remotas, no sintieron el impacto. Todas las demás, se vieron afectadas.

Se dice que la pandemia aceleró la transformación digital y yo estoy segura de que esto es una gran ventaja. Sin embargo, la nueva forma de trabajo y la falta de preparación provocó una baja en el bienestar de muchos empleados. Es por esto que Google ideó un plan para fines del 2020 y en esta clase descubriremos cómo lo hizo. No te lo pierdas, ¡te vas a sorprender!

Si tenemos que reunirnos, ¿cómo lo vamos a hacer?

¿Videollamada, conferencia telefónica, reunión presencial, chat? ¿Cuál es la modalidad más adecuada para el encuentro?

Identificar la modalidad es tan importante como definir el objetivo. Debemos saber los beneficios y las ventajas de cada alternativa, para elegir la que mejor se adapte a cada situación. Veremos en esta clase las 5 formas más comunes de reuniones laborales.

Para la creación de reuniones laborales eficientes, hemos establecido un proceso en tres etapas: antes, durante y después de la reunión. Aprenderemos a planificar objetivos, participantes, modalidades y más. Durante, exploraremos la gestión del tiempo, roles y acuerdos, y cerraremos con compartir minutas y evaluaciones. Las clases, con tutoriales y descargables, te guiarán en cada paso.

Sin un objetivo claro, ¿para qué nos reunimos?

¿A cuántas reuniones fuiste en las que te encontraste preguntándote para qué estabas ahí?

¡Esto es justamente lo que debemos evitar! Todos, de antemano, debemos conocer qué vamos a hacer en la reunión, por qué nos juntamos, por qué nos invitaron y qué buscamos lograr.

Definir el objetivo de la reunión es el primer paso para crear reuniones eficientes. En esta clase veremos el paso a paso para crear objetivos profesionales para nuestras reuniones laborales.

Preparémonos para crear reuniones efectivas. Identificar participantes es esencial; estos son los necesarios para alcanzar el objetivo. Los Decisores, Expertos e Interesados son categorías útiles para seleccionarlos. Hablaremos de la regla para definir participantes: "8-18-1800”, si no la conocés, te va a ser muy útil.

Además, entenderás la relevancia de los roles: están los que saben, los que están interesados y los que pueden, así como los roles dentro del encuentro, como presentadores y moderadores. ¡No te pierdas esta guía para definir a los participantes ideales y lograr reuniones efectivas!

Ya analizamos las distintas modalidades, conocemos cuáles son las alternativas. En esta clase veremos qué debemos tener en cuenta a la hora de elegir la modalidad que mejor se adapte a nuestra reunión. Aprenderás en qué caso elegir cada alternativa.

Las videollamadas optimizan el tiempo y brindan flexibilidad; sin embargo, hay que asegurarse de que los participantes tengan cámara y micrófono adecuados. Las reuniones presenciales son ocasionales, ideales para situaciones emocionales. Conferencias telefónicas son útiles para asuntos urgentes sin materiales. La mensajería instantánea es efectiva para conversaciones informales, pero requiere moderación para evitar que se prolongue.

Una reunión con un objetivo claro, las personas correctas, pero sin agenda ni materiales de preparación, va a ser una pérdida de tiempo.

La agenda define el paso a paso, los temas y los tiempos. Además, motiva a las personas a participar. Hace que todos asistan con una visión compartida, con un objetivo común. El poder de la agenda es mucho más importante que una simple lista de temas.

Los materiales de preparación van a hacer que la reunión no sea un simple repaso de cuestiones que podríamos haber leído en nuestro email. Va a hacer que el encuentro valga la pena.

En esta clase veremos cómo crear una agenda efectiva y cómo diseñar materiales para la nueva era.

La invitación debe incluir TODO lo relacionado con el encuentro. Debe ser detallada y resumir/consolidar todo lo que necesitamos saber para participar de la reunión.

La invitación debe incluir información clara sobre fecha, hora, duración, enlace de videollamada y número de teléfono para acceso. Es crucial especificar qué materiales llevar, como laptops o auriculares. Compartir la agenda, temas, oradores y tiempos.

No te pierdas la checklist descargable que acompaña esta clase para tu futura referencia.

Respetar los horarios equivale a respetar a los asistentes.

Empezamos a horario, llegamos antes... ¿Sabías que el 15% del tiempo de las reuniones virtuales se pierde resolviendo cuestiones técnicas? Ahora que lo sabes, ¿vas a conectarte 10 minutos antes para evitar que esto suceda?

En esta clase vamos a compartir tips y recomendaciones para optimizar el uso de nuestro tiempo y el de todos los participantes.

Si sabemos quiénes participan, sabemos por qué lo hacen. Y ese va a ser su rol en el encuentro.

Si te cuesta definir el rol de una persona, tal vez simplemente no sea un participante necesario para esa reunión.

Roles y reglas en detalle en esta videoclase.

Toda buena reunión debe seguir cuatro simples pasos que no debemos evitar ni olvidar.

La realización de una reunión implica cuatro etapas clave: apertura, análisis o discusión, toma de decisiones y cierre con acuerdos y plan de acción. Cada fase es esencial para el éxito de la reunión. La agenda de la reunión debe reflejar esta estructura y al seguir estos pasos, se garantiza un proceso eficiente. Siguiendo esta simple regla facilitarás reuniones cómo un profesional.

Crear planes de acción es otra habilidad que los líderes deben dominar. En caso de que necesites un repaso, ¡no te pierdas esta clase!

Además, te enseño cómo hacer gráficos de Gantt (incluye un tutorial paso a paso), una herramienta clave para cualquier profesional corporativo.

Aprenderemos a llegar a acuerdos, crear planes de acción y documentar tus reuniones laborales.

Las minutas de reunión sirven para documentar lo sucedido.

Para futura referencia, transparencia y claridad. ¡Aprenderemos a crearlas como todo un profesional!

Descargate la plantilla gratis para hacer tu primera minuta.

Para asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos debemos crear un buen plan de comunicación y seguimiento, estos son esenciales después de una reunión.

Se envía la minuta, pero ¿cómo continuamos? El plan de seguimiento debe considerar la modalidad, la frecuencia y los participantes. Por ejemplo, un encuentro presencial puede desencadenar seguimientos en línea cada dos semanas. La frecuencia puede ajustarse a medida que el tema evoluciona. Estos tres aspectos son cruciales para establecer un plan de seguimiento efectivo y en esta clase te enseño cómo hacerlo.

¡Te felicito por haber llegado hasta aquí! Completar el curso demuestra tu compromiso con tu propio desarrollo de carrera, con tus colegas y organización.

En esta clase veremos un breve repaso/resumen de todo lo que vimos en el curso.

¡Gracias por elegirme!

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